Cách thức đào tạo cho một tập thể lớn - Chi tiết các bước thực hiện

Sep 04, 2024

Trong một thế giới lý tưởng, mỗi lớp đào tạo sẽ có số lượng học viên tối thiểu. Trong một thế giới lý tưởng, các công ty cũng sẽ có ngân sách đào tạo không giới hạn. Nhưng thật tiếc, chúng ta không sống trong một thế giới lý tưởng. Thực tế là, những người làm đào tạo như chúng ta đôi khi phải đối mặt với những nhóm học viên đông hơn mức mà chúng ta cảm thấy thoải mái, thậm chí có thể vượt xa dự kiến ban đầu. Điều này dễ khiến chúng ta cảm thấy căng thẳng và áp lực. Tuy nhiên, vẫn có những cách giúp chúng ta đào tạo hiệu quả với các nhóm lớn. Những phương pháp đó, tôi gọi là "Quy tắc cho nhóm đông". Dưới đây là các quy tắc dành cho nhóm đông:

1. Tăng cường hoạt động thực hành

Một ưu điểm của các nhóm nhỏ là dễ dàng tổ chức thảo luận có ý nghĩa. Mọi người đều có thể tham gia, và bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cuộc thảo luận theo nhu cầu của từng người. Nhưng với nhóm đông, mọi chuyện lại khác! Trong các nhóm lớn, thảo luận trở thành thách thức cực kỳ lớn, và đôi khi với một số nhóm lớn (như các kỹ sư châu Á hướng nội), điều này gần như không thể. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một buổi học với nhóm lớn, đừng trông đợi vào việc tổ chức các cuộc thảo luận mở với họ. Khả năng thất bại sẽ cao hơn thành công. Và khi thảo luận không thành công, phương án dự phòng tự nhiên là giảng dạy. Nhưng giảng dạy lại có nhiều cạm bẫy. Vậy giải pháp thay thế là gì? Hành động! Hãy đưa họ ra khỏi trạng thái thụ động ngồi nghe và tập trung vào việc tham gia thực hành. Hãy cân bằng lại tỷ lệ nội dung và hoạt động để tập trung hơn vào các hoạt động. Một trong những hệ quả của việc này là bạn phải giảm bớt nội dung mà bạn truyền đạt cho họ. Hãy coi đây là một điều tích cực, vì nó buộc bạn phải tối giản nội dung của mình và chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết mà người tham gia có thể sử dụng ngay lập tức. Điều này cơ bản là buộc bạn phải tập trung vào nội dung thực tiễn. Sau khi bạn đã truyền đạt nội dung thực tiễn của mình, bạn có thể giới thiệu cho người học một hoạt động cho phép họ thực hành sử dụng nội dung đó.

2. Đánh giá ngang hàng

Đào tạo khác với hướng dẫn. Hướng dẫn là giúp người học tìm ra câu trả lời hoặc giải pháp ngay cả khi chúng ta không có sẵn câu trả lời hoặc giải pháp đó. Nhưng đào tạo là giúp người khác làm những việc cụ thể. Và chúng ta có thể đo lường thành công của việc đào tạo bằng cách đánh giá liệu người học có thể làm những việc cụ thể đó hay không. Một trong những niềm vui của các nhóm nhỏ là mỗi người học có thể nhận được phản hồi và thậm chí là huấn luyện cá nhân từ giảng viên. Nhưng điều này sẽ không còn với các nhóm lớn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chúng ta phải bỏ qua mọi khía cạnh đánh giá trong đào tạo, và đây là lý do tại sao. Đánh giá liên quan đến việc so sánh hiệu suất của người học với một tiêu chuẩn. Họ đã sử dụng đúng kỹ thuật chưa? Họ đã tuân theo từng bước chưa? Họ đã hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định chưa? Họ đã hoàn thành với độ chính xác nhất định chưa? v.v. Một tiêu chuẩn vừa là một mục tiêu để hướng tới vừa là một thứ có thể đo lường được. Và chính những tiêu chuẩn này có thể giúp chúng ta với các nhóm lớn. Tất cả những gì chúng ta phải làm là đưa tiêu chuẩn đó vào nội dung của chúng ta. Hãy dạy người học về tiêu chuẩn và sau đó họ có thể tự đánh giá lẫn nhau. Và một lợi ích tuyệt vời của điều này là họ rời khỏi buổi đào tạo không chỉ với khả năng làm được những gì mà đào tạo đã dạy họ, mà còn có khả năng đánh giá hiệu suất của đồng nghiệp và của chính họ. Tất nhiên, có những thách thức trong việc áp dụng quy tắc này. Bạn cần đảm bảo rằng tiêu chuẩn rõ ràng, dễ đo lường, và không yêu cầu một chuyên gia với con mắt chuyên môn để đo lường. Ngoài ra, luôn có nguy cơ người học hiểu sai và đánh giá không đúng. Tuy nhiên, những rủi ro đó có thể được quản lý. Và nếu bạn xem xét lại nội dung của mình và tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu đào tạo rõ ràng với các tiêu chuẩn rõ ràng thì bạn sẽ ngạc nhiên trước sự hiệu quả của quy tắc này.

3. Quy trình nghiêm ngặt

Một yếu tố mà cả đào tạo và hướng dẫn đều bao gồm là sự phản thân. Phản thân là điều cần thiết tuyệt đối để học, và theo quan điểm của tôi, là cách duy nhất chúng ta học được. Ngay cả khi bạn cảm thấy rằng mình học bằng cách đọc sách, xem TED talks hoặc thực sự thử nghiệm, bạn chỉ học qua những điều đó vì sau đó bạn đã phản thân. Phản thân xảy ra một cách cá nhân, nhưng nó cũng rất có lợi từ các quy trình nhóm có cấu trúc. Thông thường điều này bao gồm một nhóm đơn giản ngồi hoặc đứng xung quanh và thảo luận về một chủ đề với nhau. Đôi khi có những cách sáng tạo hơn để sắp xếp các hoạt động thảo luận này (chẳng hạn như biến nó thành một trò chơi, hoặc sử dụng các đạo cụ và đồ chơi v.v.) nhưng nguyên tắc chung là những người khác nhau chia sẻ những ý tưởng khác nhau với ý định kích thích sự phản ánh thêm. Tuy nhiên, khi chúng ta có một số lượng lớn cá nhân, những cuộc thảo luận phản thân này có thể trở nên mất kiểm soát và không hỗ trợ được việc phản thân chút nào. Những người tham gia lớn tiếng chiếm ưu thế, những người hướng nội hơn không có đủ thời gian để suy nghĩ thấu đáo, và một số người tham gia không bao giờ có cơ hội chia sẻ suy nghĩ của họ. Vì vậy, chúng ta cần một quy trình nghiêm ngặt, và đây là quy trình đó: Phản thân cá nhân > Chia sẻ nhóm > Tóm tắt lớp học Đầu tiên, chúng ta cần thời gian yên tĩnh để mỗi cá nhân tập trung vào việc phản thân cá nhân. Chắc chắn, những người hướng ngoại có thể cảm thấy không thoải mái với điều này vì họ rất muốn mở miệng và nói. Nhưng ít nhất, những người hướng nội có thời gian yên tĩnh cho họ. Sau đó, chia sẻ nhóm là cơ hội để chia sẻ và nghe những quan điểm khác nhau, tranh luận về những quan điểm đó và đi đến một số kết luận. Đây cũng là lúc để những người hướng ngoại tỏa sáng. Cuối cùng, tóm tắt lớp học là cơ hội để chia sẻ những kết luận có giá trị tóm tắt những gì họ đã học. Đây cũng là cơ hội để kích thích thêm sự phản ánh từ các nhóm khác.

4. Nhiều nhóm nhỏ

Các nhóm lớn sẽ dễ quản lý hơn khi chúng ta chia nhỏ chúng thành nhiều nhóm. Tuy nhiên, chúng ta cần xem xét số lượng người mỗi nhóm vì điều này ảnh hưởng lớn đến mức độ tham gia. Hãy nghĩ đến việc thảo luận trong một nhóm. Một người nói một lúc, trong khi những người khác lắng nghe. Đôi khi một số người cố gắng chen vào và chiếm ưu thế cuộc trò chuyện, trong khi những người khác kiên nhẫn chờ đợi lượt của họ. Nhưng dù thế nào đi nữa, chỉ có thể có một người nói một lúc. Và quy tắc một người nói một lúc này là thách thức lớn nhất đối với sự tham gia. Khi chia mọi người thành các nhóm, hãy nhớ quy tắc một người nói một lúc và cân nhắc thời gian trung bình mà mỗi người tham gia sẽ phải chờ đợi đến lượt của họ. Nếu bạn chia họ thành một nhóm 10 người thì ít nhất 1 trong số những người tham gia đó cần phải chờ đợi 9 người khác kết thúc nói trước khi họ có thể đóng góp. Đó là rất nhiều thời gian chờ đợi. Một cách khác để suy nghĩ về điều này là cách sắp xếp chỗ ngồi của họ. Càng nhiều người trong nhóm thì họ sẽ ngồi càng xa nhau. Và khi bạn có nhiều người trong phòng cùng thảo luận một lúc, tiếng ồn đó khiến họ rất khó nghe thấy người đang ngồi cách xa họ 2 mét. Theo ý kiến của tôi, số lượng tối đa cho bất kỳ loại hoạt động nào tuân theo quy tắc một người nói một lúc là 5. Với 5 người, những người tham gia ít phải chờ đợi hơn và sẽ dễ dàng tham gia đóng góp hơn. Và càng ít người trong nhóm càng tốt. Một số hoạt động thì khác. Một số hoạt động có nhiều nhiệm vụ, và bạn có thể chia số lượng nhóm dựa trên số lượng nhiệm vụ để họ có thể chia đều công việc. Nhưng với các hoạt động có số lượng nhiệm vụ hạn chế, bạn có thể cân nhắc việc giảm số lượng người trong nhóm xuống dưới 5 người. Cuối cùng, hãy nghĩ về thời gian mỗi người sẽ phải chờ đợi và cấu trúc các hoạt động và nhóm với mục tiêu giảm thiểu thời gian chờ đợi đó.

5. Các bước cấu trúc

Càng nhiều người trong phòng, càng có nhiều khả năng hoạt động của chúng ta không diễn ra theo kế hoạch. Với các nhóm nhỏ, chúng ta có thể cho họ một ý tưởng sơ bộ về hoạt động, lùi lại và xem họ thực hiện như thế nào, rồi thỉnh thoảng can thiệp để chỉnh sửa. Với các nhóm lớn, chúng ta không có sự xa xỉ này. Nếu hoạt động của chúng ta không rõ ràng, nó sẽ thất bại, và thất bại nghiêm trọng. Cách để tránh điều này là nghĩ theo từng bước nhỏ. Hãy chia hoạt động của bạn thành càng nhiều bước nhỏ càng tốt. Đưa ra mỗi bước một quy trình và kết quả cụ thể. Sau đó, hướng dẫn nhóm về từng bước một, và minh họa bước đó cho nhóm. Sau đó, yêu cầu họ thực hiện và hoàn thành bước đó. Chỉ sau khi họ hoàn thành bước đầu tiên, bạn mới hướng dẫn họ bước tiếp theo, và cứ tiếp tục như vậy. Việc chia hoạt động thành các bước nhỏ và tiến hành từng bước một giúp giảm bớt nhiều phức tạp gây ra sự nhầm lẫn và sai sót. Hơn nữa, nó giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn và giữ cho mỗi nhóm di chuyển ở tốc độ tương đương. Một hệ quả của cách tiếp cận này là bạn cần phải chuẩn bị rất kỹ lưỡng. Bạn cần tập dượt các bài hướng dẫn và minh họa để đảm bảo chúng dễ hiểu nhất có thể. Nhưng tất cả thời gian chuẩn bị thêm đó sẽ giúp buổi học diễn ra trôi chảy hơn nhiều khi thực sự thực hiện. Nhóm lớn không cần phải nhàm chán Nhóm lớn chỉ đòi hỏi một cách tiếp cận khác với nhóm nhỏ. Điều đó có nghĩa là bạn không thể linh hoạt và thậm chí thân mật như khi làm việc với nhóm nhỏ. Nhưng nhóm lớn buộc bạn phải chuẩn bị và tập trung, đó là những kỹ năng tuyệt vời mà bạn cũng có thể áp dụng cho nhóm nhỏ.

Đăng ký nhận tin tức

Liên quan